CARA MENAMPILKAN GAMBAR PADA FILE MAIL MERGE

Suatu hari saya ditugaskan kepala sekolah untuk membuat sertifikat untuk 130 orang siswa. Untuk membuat sertifikat sebanyak ini akan lebih cepat dikerjakan dengan menggunakan fasilitas mail merge di Microsoft Word. Rata-rata pengguna komputer menggunakan cara ini untuk membuatnya. Disamping itu, kalo bikin sertifikat sendiri kan bisa lebih hemat. Haha….

Biasanya, sertifikat dibuat lengkap dengan foto siswa. Nah, Jika sertifikat dibuat menggunakan mail merge, foto hanya bisa ditempel di sertifikat. Tapi itu dulu…………. Sekarang menggunakan mail merge sudah ada cara yang praktis untuk memasukkan gambar/foto kedalam sertifikat. Sehingga foto tidak perlu lagi dicetak. Selain itu hal ini dapat menjaga sertifikat tetap original.

Penasaran kan, gimana caranya??? Untuk itu, berikut ini akan saya ulas bagaimana cara menampilkan gambar menggunakan mail merge.

Ok, yang harus disiapkan adalah data source mail merge. Data source ini merupakan data base yang berisi rincian data yang akan diinput kedalam mail merge. Data source ini bisa berupa file  Accsess, bisa juga berupa file Excel. Kali ini saya menggunakan Excel sebagai data source.

Bagaimana cara membuat data source untuk memasukkan gambar di mail merge? Ikuti langkah berikut ini:

• Posisikan file word, data source excel dan gambar/foto pada satu folder yang sama. Ini bertujuan agar mudah mengelolanya.

• Pada sel excel buatlah Hyperlink ke foto yang diinginkan,

 

• Simpan data source dan tutup

•  Bukalah file word dan buat mail merge/mailings. Kita awali dengan Start mail merge, dan pilih Directory

• Select recipients, use existing list

• Cari folder tempat data source excel berada.

• Insert merge field nama dan foto 

•  Blok tulisan «foto» lalu tekan Ctrl+F9 hingga muncul tanda {}

• Tambahkan tulisan MERGEFIELD seperti ini: { MERGEFIELD «foto»} 

•  Tekan lagi Ctrl+F9 sehingga menjadi seperti ini: {{ MERGEFIELD «foto»}} 

•  Tambahkan tulisan IF TRUE seperti ini: {IF TRUE{ MERGEFIELD «foto»}} 

•  Tekan Ctrl+F9 lagi dan menjadi : {{IF TRUE{ MERGEFIELD «foto»}}}

• Kemudian tambahkan INCLUDEPICTURE seperti ini: {INCLUDEPICTURE {IF TRUE{ MERGEFIELD «foto»}}} 

•  Dan terakhir ketik \d seperti ini: {INCLUDEPICTURE {IF TRUE{ MERGEFIELD «foto»}}\d}  

NB: Perlu diingat, {} tidak diketik secara manual, tetapi harus dengan Ctrl+F9.

• Aktifkan Preview Result, dan akan muncul tampilan Invalid Merge Field seperti gambar berikut, dan ikuti langkah seperti gambar

 

Setelah itu, gambar/foto akan tampil dan dapat bertukar sesuai dengan data base.

Ok, semoga tutorial ini bermanfaat. Terima Kasih telah berkunjung ke blog kami.

Sampai jumpa…

source: http://budahartawan.com/insert-gambar-menggunakan-mail-merge/, Juli 2014.